Mettons quelque chose au clair tout de suite en partant : je déteste parler d’évaluation annuelle ou d’évaluation de rendement. Parce que ce que l’on veut, c’est une rencontre au cours de laquelle chacun donnera une rétroaction à l’autre.

Ceci étant dit, chaque fois que je demande à mes clients s’ils réalisent des rencontres annuelles dans leur entreprise, la plupart me répondent oui, sans hésiter. Mais quand je veux savoir s’ils appliquent ce processus aux membres de la famille… silence radio.

Pourquoi la rencontre annuelle est-elle si importante?

« Je suis qui, moi, pour dire quoi faire à ma cousine ou à mon beau-frère? »

« Je trouve ça délicat de donner de la rétroaction à mon fils ou à ma nièce, surtout quand ce sont des points à améliorer. »

« Tout le monde a un bon jugement et sait quoi faire. »

« Nous sommes tous copropriétaires de l’entreprise. Je ne vois pas le rapport de réaliser ces rencontres. »

J’entends ces commentaires. Tout. Le. Temps.

Comment changer un comportement inadéquat si personne ne vous donne de la rétroaction? Comment développer une nouvelle compétence si vous ne savez pas que vous en avez besoin pour bien jouer votre rôle? Comment performer quand vous ne savez pas ce qu’on attend de vous?

La rencontre annuelle, c’est un moment de pause, de recul, pour remettre les pendules à l’heure. C’est bien de discuter des défis et des problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Toutefois, cette rencontre est quand même nécessaire, puisqu’elle permet d’observer comment les choses ont évolué et de les régler si ce n’est pas encore fait.

Une histoire que personne ne devrait avoir à vivre

J’ai déjà été appelée à intervenir dans une entreprise familiale dans laquelle le gendre s’était fait montrer la porte, du jour au lendemain, sans avertissement. Tout le monde pensait que les choses se placeraient avec le temps, mais quand je suis arrivée deux ans plus tard, la blessure était toujours à vif… à tel point qu’il ne s’approchait plus de l’entreprise, car ça lui faisait encore trop mal.

Dire que toute cette douleur aurait pu être évitée si son supérieur immédiat avait fait des rencontres annuelles avec lui. On aurait pu modifier son poste ou lui confier un autre poste qui lui aurait davantage convenu. On aurait aussi pu l’amener à se former pour répondre aux exigences de son poste.

Malgré toutes ces possibilités, on a préféré accumuler les non-dits… parce que c’est difficile de dire à son gendre qu’il ne fait pas bien son travail pour telle ou telle raison et surtout qu’on ne veut pas faire de peine à personne. Loin de moi l’idée de remettre en question la mise à pied. Le problème, c’est le processus.

Ici, on n’a pas seulement renvoyé un membre de la famille. On a aussi brisé le rêve de sa femme, qui désirait qu’il travaille dans l’entreprise familiale avec elle.

Je vous laisse imaginer l’ambiance dans les rencontres de famille… Bien sûr, la famille pourra arriver à reconstruire la relation, mais pour cela, tout le monde doit être prêt à travailler. Chose certaine : cela laissera une cicatrice indélébile.

Quatre éléments essentiels pour une rencontre annuelle efficace

1)   Votre entreprise doit avoir défini ses valeurs, entre trois et cinq, de même que les comportements appropriés et inappropriés pour chacune. Parce que c’est bien beau le respect ou le professionnalisme, mais la définition d’un mot peut varier d’une personne à l’autre.

2)   Vous devez aussi avoir déterminé le rôle et les cinq principales responsabilités de chacun dans l’entreprise. Quelles sont les forces nécessaires pour bien jouer ce rôle? Comment veut-on voir évoluer ce poste? Pendant la rencontre, le supérieur immédiat et l’occupant du poste doivent partager leur vision du poste. Si celle-ci diffère, cela mènera à une belle discussion.

3)  La rencontre annuelle sert aussi à clarifier les attentes de chacun et les mandats qui seront confiés à l’occupant du poste pour la prochaine année.

4)  Dernière étape et non la moindre : définir environ trois objectifs stratégiques du poste pour l’année à venir, ainsi que les résultats recherchés pour chaque objectif.

Ces quatre points peuvent aussi s’appliquer à un supérieur immédiat qui ne fait pas partie de la famille en affaires. Son boss à lui, c’est la famille, les propriétaires de l’entreprise. Osera-t-il parler? Sera-t-il capable de faire une évaluation négative? Un défi supplémentaire qui peut facilement être surmonté grâce à une communication bienveillante et à l’instauration des quatre éléments qu’on vient tout juste d’aborder.

Je suis bien consciente que tout ce que je viens de vous dire peut vous faire peur donc je vous encourage à passer à l’action, petit à petit. Considérez les quatre éléments essentiels pour une rencontre efficace comme un guide qui vous aidera à travailler longtemps ensemble dans l’harmonie et le respect mutuel.